Termine, Kalender & Buchungslinks

1. 1Klick links auf „Termine & Buchungen“.
2. 2Leg deine Terminarten an (z. B. „Kennenlerngespräch“, 30 Min.).
3. 3Trag deine Verfügbarkeiten ein.
4. 4Aktiviere den Schalter „Buchungslink ist aktiv“ und klick auf „Speichern“.
5. 5Teile den Buchungslink mit deinen Kunden.

Unter „Verfügbarkeit“ legst du deinen WOCHENPLAN fest: Was du bei Sonntag einträgst, gilt für jeden Sonntag. Für eine Aktion willst du aber oft genau das Gegenteil: EIN Datum, viele kurze Termine hintereinander. Zum Beispiel Mini-Shootings am 18.10., 20 Minuten pro Kunde. Dafür gibt es den Aktionstag.

1. 1Leg unter „Termintypen“ eine Terminart an, z. B. „Mini-Shooting“, und trag die Dauer ein (20 Min.).
2. 2Schalte darunter „Aktionstag“ ein.
3. 3Wähle das Datum und das Zeitfenster, z. B. 18.10., von 10:00 bis 16:00 Uhr.
4. 4Stell die Pause zwischen den Terminen ein (z. B. 10 Min. zum Durchatmen und Umbauen).
5. 5Fertig: Veldox rechnet die einzelnen Termine aus und zeigt sie dir sofort an (10:00, 10:30, 11:00 … 15:30, also zwölf Stück).

Deine normale Buchungsseite läuft ganz normal weiter. Der Aktionstag ist einfach eine Terminart mehr: Deine Kunden wählen oben „Mini-Shooting“ und sehen dann ausschließlich diesen einen Tag. Brauchst du mehrere Aktionstage (z. B. einen im September und einen im Oktober)? Mit „Weiteren Tag hinzufügen“ trägst du bis zu zwölf Datumsangaben in dieselbe Terminart ein.

• An einem Aktionstag ruhen deine anderen Terminarten. So schiebt sich kein 90-Minuten-Termin mitten in den Takt.
• Die Pause zwischen den Terminen ersetzt an diesem Tag deine allgemeine Pufferzeit. Sonst würde jede Buchung die Nachbar-Slots mitreißen und der Tag wäre nach vier Kunden dicht.
• Zwei Zeitfenster am selben Datum sind möglich (z. B. 10 bis 12 und 14 bis 16 Uhr). Deine Mittagspause bleibt dann einfach frei.
• Der Buchungshorizont gilt hier nicht: Ein fest eingetragenes Datum ist auch dann buchbar, wenn es weiter weg liegt als „3 Monate im Voraus“.

Gebuchte Zeitfenster verschwinden automatisch von deiner Buchungsseite — inklusive der Dauer der Terminart und deiner Pufferzeit davor und dahinter. Auch Termine, die du selbst mit Uhrzeit in einer Kundenakte einträgst, blockieren den Slot. Buchen zwei Interessenten gleichzeitig, gewinnt der Schnellere; der andere bekommt einen Hinweis und wählt neu.

Oben auf der Seite „Termine & Buchungen“ findest du deinen Kalender — eine Monatsübersicht aller Termine. Blättere mit den Pfeilen durch die Monate, der heutige Tag ist hervorgehoben. Ein Klick auf einen Termin bringt dich direkt zur Kundenakte.

Du willst deine Termine lieber in Google, Apple oder Outlook sehen? Unter dem Buchungslink findest du „Termine im eigenen Kalender“: Abo-Link kopieren, im Kalender deiner Wahl als Abonnement hinzufügen — neue Buchungen tauchen dort automatisch auf.

Pro Terminart kannst du eine Anzahlung festlegen (z. B. 25 €). Wer bucht, zahlt sie sofort per Stripe — erst danach ist der Termin reserviert und der Kunde wird angelegt. Das Geld geht direkt auf dein Stripe-Konto (0 % Provision).

Du kannst deinen Kunden auf zwei Ebenen etwas mitgeben. Beide Texte sind freiwillig und stehen ganz oben, bevor jemand einen Termin wählt.

• „Text auf deiner Buchungsseite“ (unter der Verfügbarkeit): gilt für alle Terminarten. Gut für Wegbeschreibung, Parkplätze oder was mitzubringen ist.
• Der Hinweis direkt bei einer Terminart: erscheint nur, wenn jemand genau diese Terminart wählt, und wird deutlich hervorgehoben.

Unter „Anderen Kalender berücksichtigen“ hinterlegst du die geheime Kalender-Adresse (ICS) deines Google-, Apple- oder Outlook-Kalenders. Termine, die dort stehen — auch Serientermine — blockieren automatisch deine Buchungsseite. Veldox liest nur, WANN du belegt bist; Titel und Inhalte deiner privaten Termine bleiben bei dir.

In jeder Bestätigungsmail steckt ein persönlicher Verwalten-Link. Damit kann dein Kunde seinen Termin selbst auf einen freien Slot verschieben oder absagen — ohne dir zu schreiben. Du bekommst in beiden Fällen sofort eine Benachrichtigung, dein Kalender ist automatisch aktuell, und bei einer Absage ist der Slot sofort wieder buchbar.

Unter „Eigene Fragen“ ergänzt du bis zu 5 zusätzliche Felder für deine Buchungsseite — z. B. „Wo findet der Termin statt?“ oder „Wie bist du auf mich aufmerksam geworden?“. Kurze oder lange Antwort, optional als Pflichtfeld. Die Antworten landen automatisch in den Notizen der Kundenakte.

Auf „Termine & Buchungen“ findest du unter deinem Buchungslink einen fertigen Einbett-Code. Kopiere ihn in deine Website (WordPress, Wix, Jimdo, eigene Seite) — deine Kunden buchen dann direkt dort, ohne deine Seite zu verlassen.

Pro Terminart kannst du eine Fragebogen-Vorlage hinterlegen (Auswahl direkt bei der Terminart). Bucht jemand diesen Termin, bekommt er den Fragebogen automatisch per E-Mail — perfekt für Einverständniserklärungen, Anamnese oder Briefings. Die Antworten landen wie immer in der Kundenakte.

„Ich halte dir das Datum bis Freitag frei“ — dafür gibt es die Termin-Option: Setz beim Kunden den Haken „Nur Option“ mit einem Bis-Datum. Der Kalender zeigt den Termin dann sandfarben mit ⏳. Läuft die Option ab, bekommst du automatisch eine Erinnerung — und entscheidest selbst, ob du bestätigst oder das Datum freigibst.

Wählt ein Kunde Terminart, Tag und Uhrzeit und gibt seine Daten ein, wird er automatisch als neuer Kunde mit dem Vermerk „Buchungslink“ angelegt — samt gewünschtem Termin. Du bekommst sofort eine Benachrichtigung per E-Mail.

Oben auf „Termine & Buchungen“ schaltest du zwischen Kalender und Liste um. Die Liste beantwortet die Frage, für die der Kalender zu grob ist: Wer kommt wann, und wie erreiche ich die Person? Sie zeigt alle kommenden Termine nach Tagen sortiert, mit Uhrzeit, Telefonnummer, E-Mail und der Nachricht, die der Kunde beim Buchen hinterlassen hat.

• Ganz oben stehen vier Zahlen: kommende Termine, Termine in den nächsten sieben Tagen, Personen mit mehreren Terminen und wie viele Slots noch frei sind.
• Neben jedem Eintrag mit Telefonnummer sitzt ein WhatsApp-Knopf — ein Klick und der Chat ist offen, ohne Nummer kopieren.
• Ein Klick auf die Zeile öffnet die Kundenakte.
• „Als Tabelle laden“ gibt dir alles als Datei für Excel oder Numbers, zum Ausdrucken oder Mitnehmen.

Standardmäßig kann dieselbe Person mehrere Termine buchen. Bei einem ausgebuchten Aktionstag ist das ein Problem: Wer versehentlich drei Slots greift, nimmt drei echten Interessenten den Platz weg. Ganz unten bei der Verfügbarkeit gibt es deshalb den Schalter „Nur eine Buchung pro Person“.

Ist er an, kann niemand einen zweiten Termin derselben Terminart buchen. Abgeglichen wird über die E-Mail-Adresse. Wer trotzdem umbuchen will, kann das jederzeit über den Link in seiner Bestätigungs-Mail. Lass den Schalter aus, wenn mehrere Termine pro Person bei dir normal sind, zum Beispiel bei Folgeterminen.

Ist alles ausgebucht, sehen deine Kunden auf der Buchungsseite nicht mehr nur „leider nichts frei“, sondern können sich mit Namen, Telefonnummer und einer kurzen Nachricht auf die Warteliste setzen. Du siehst die Liste auf „Termine & Buchungen“ unter deinen Buchungen, in der Reihenfolge des Eintragens.

An deine Wartenden geht bewusst nichts automatisch raus. Du entscheidest, wer den Platz bekommt, und schreibst selbst — das ist gerade bei kurzfristigen Terminen der schnellere Weg als eine Rundmail, bei der der Erste gewinnt.

1. 1Sagt jemand ab, bekommst du wie immer deine Absage-Mail.
2. 2Neu darin: der frei gewordene Termin und die Leute von deiner Warteliste, jeder mit WhatsApp-Knopf.
3. 3Du schreibst direkt aus der Mail heraus, wen du willst.
4. 4Ist die Person versorgt oder abgesprungen, nimm sie mit „Erledigt“ von der Liste.