Angebote, Rechnungen & Verträge

1. 1Klick links auf „Neues Dokument“ und wähl oben die Art: Angebot, Rechnung oder Vertrag.
2. 2Wähl eine der Branchen-Vorlagen aus (z. B. „Fotoshooting-Vertrag“) — der komplette Text wird geladen.
3. 3Ersetz die Platzhalter in eckigen Klammern (z. B. [Betrag], [Datum]) durch deine Angaben.
4. 4Ordne rechts einen Kunden zu — Name und Adresse erscheinen dann automatisch im Dokument.
5. 5Auf „Erstellen“ — dein Dokument ist fertig und trägt dein Branding.

Hast du schon einen fertigen Vertrag? Lad ihn einmal als PDF hoch und markiere die Stellen, die sich pro Kunde ändern (Name, Datum, Betrag). Künftig füllst du nur noch diese Felder aus — der Wert passt sich automatisch in die Feldbreite ein, ohne den Text zu verschieben.

• „Link teilen“ — du bekommst einen Link, den du dem Kunden per WhatsApp, E-Mail o. Ä. schickst.
• „Per E-Mail senden“ — Veldox schickt das Dokument direkt an die hinterlegte Kunden-Adresse.
• Als PDF herunterladen — zum Ausdrucken oder Archivieren.

Bei einer Rechnung findest du oben neben „PDF“ den Knopf „Als E-Rechnung“. Die Datei, die dabei herauskommt, sieht aus wie deine normale Rechnung und lässt sich genauso ansehen und ausdrucken. Zusätzlich stecken darin aber alle Werte in maschinenlesbarer Form: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsdatum, Kunde, jede Position und die Summen.

Der Nutzen: Dein Buchhaltungsprogramm oder dein Steuerberater liest die Rechnung damit exakt ein, statt sie aus dem Bild zu erraten oder abzutippen. Du schreibst die Rechnung also nur noch einmal, nämlich hier in Veldox.

1. 1Rechnung wie gewohnt in Veldox schreiben.
2. 2Leistungsdatum eintragen, also wann du die Leistung erbracht hast.
3. 3Oben auf „Als E-Rechnung“ klicken, die Datei wird heruntergeladen.
4. 4Datei in dein Buchhaltungsprogramm hochladen oder deinem Steuerberater schicken. Die Daten sind sofort da.

Bist du Kleinunternehmer, setz bei der Rechnung den Haken „Kleinunternehmer nach § 19 UStG“. Dann wird keine Umsatzsteuer ausgewiesen, der gesetzlich vorgeschriebene Hinweis erscheint automatisch auf der Rechnung, und auch in den maschinenlesbaren Daten steht der richtige Grund.

Veldox nummeriert deine Dokumente automatisch durch. Kommst du von einem anderen Programm, darf deine Rechnungsnummer aber nicht plötzlich wieder bei 1 anfangen — sie muss lückenlos weiterlaufen. Dafür gibt es unter „Einstellungen“ den Bereich „Nummernkreise“.

1. 1Schau nach, welche Nummer deine letzte Rechnung im alten Programm hatte, zum Beispiel RE-2026-00121.
2. 2Geh auf Einstellungen und dort zu „Nummernkreise“.
3. 3Trag bei Rechnungen dein Kürzel ein (im Beispiel RE) und bei „Nächste Nummer“ die nächste freie, also 00122.
4. 4Lass „Jahr einbauen“ an, wenn die Jahreszahl in deiner Nummer steht.
5. 5Unter dem Feld siehst du sofort, wie die nächste Nummer aussehen wird. Passt sie, auf Speichern.