Digitale Unterschrift

1. 1Erstell einen Vertrag und teile den Link mit deinem Kunden.
2. 2Der Kunde öffnet den Link, liest den Vertrag und unterschreibt unten mit dem Finger (Handy) oder der Maus.
3. 3Nach dem Klick auf „Rechtsverbindlich unterschreiben“ wird der Status bei dir automatisch auf „Unterzeichnet“ gesetzt.
4. 4Wer eine E-Mail-Adresse hinterlegt hat, bekommt das fertige, unterschriebene PDF automatisch zugeschickt.

Die E-Mail-Adresse ist freiwillig. Trägst du beim Unterzeichner nur den Namen ein, verschickt Veldox nichts, sondern gibt dir den Link zum Weitergeben. Ein Klick auf „Link kopieren“ oder „In WhatsApp öffnen“, und die Nachricht geht dorthin, wo du mit deinen Kunden sowieso schreibst.

Unterschreiben zwei Personen, bekommst du zusätzlich einen gemeinsamen Link: „Ein Link für alle“. Beide öffnen dieselbe Seite, tippen auf ihren Namen und unterschreiben nacheinander. Du schickst also eine Nachricht statt zwei, und wer schon fertig ist, sieht direkt, wer noch fehlt.

Manche Kunden drucken lieber aus, und manche Paare sitzen ohnehin nebeneinander. Dann wähl in der Vorschau „Ich verschicke es selbst“. Veldox legt den Vertrag ab, du schickst ihn mit „PDF teilen“ direkt an WhatsApp, und wenn er unterschrieben zurückkommt, lädst du ihn mit „Unterschriebenes PDF hochladen“ wieder hoch.

Der Vertrag gilt dann als unterschrieben und hängt mit der unterschriebenen Fassung in der Kundenakte. Hast du versehentlich die falsche Datei erwischt, nimmst du sie mit „Hochgeladene Fassung entfernen“ einfach wieder zurück.

Soll ein Vertrag von mehreren Personen unterschrieben werden (z. B. ein Brautpaar)? Dann kannst du mehrere Unterzeichner festlegen. Jeder unterschreibt einzeln — entweder durch Zeichnen oder per Bestätigungs-Kästchen. Erst wenn alle unterschrieben haben, geht die Abschlussmail mit dem PDF an alle raus.

Hat dein PDF-Vertrag eigene Unterschriftslinien (z. B. „Unterschrift Braut“, „Unterschrift Bräutigam“ — und nochmal in einer Zusatzvereinbarung)? Dann zieh im Vorlagen-Editor für jede Linie ein Unterschrifts-Feld an die richtige Stelle — fertig, mehr musst du nicht einstellen.

Beim Unterschreiben tippt jede Person einfach die Felder an, die ihr gehören (ihre beschriftete Linie im Vertrag — auch mehrere), und unterschreibt dann einmal. Die Unterschrift sitzt danach exakt auf den gewählten Linien, mit kleinem Datums-Nachweis. Die Nachweis-Seite mit Zeitpunkt und IP-Adresse hängt zusätzlich am Ende des PDFs.

Beim Ausfüllen einer PDF-Vorlage wird dein Zwischenstand automatisch als Entwurf gespeichert — wenn du rausgehst und später wiederkommst, machst du per Klick genau da weiter. Und wenn im Original-PDF ein fester Wert nicht mehr stimmt (z. B. Fahrtkosten): Klick in der Vorschau auf „Stelle überdecken“, zieh das weiße Feld über den alten Wert und tipp den neuen Text ein — nur für dieses Dokument, deine Vorlage bleibt unverändert.