Autopilot: Termin- & Zahlungserinnerungen

Hat ein Kunde einen Termin mit hinterlegter E-Mail-Adresse, bekommt er automatisch 2 Tage vorher eine Erinnerung — im Look deiner Marke. Ist auch eine Uhrzeit bekannt (bei Buchungen über deinen Buchungslink automatisch der Fall), kommt am Termintag früh morgens eine zweite, kurze Erinnerung.

• Gilt für alle Termine: über den Buchungslink gebucht oder von dir manuell in der Kundenakte eingetragen.
• Wird ein Termin verschoben oder gelöscht, verschickt der Autopilot nichts — er prüft vor jedem Versand den aktuellen Stand.
• Wie viele Tage vorher erinnert wird, stellst du in den Einstellungen ein.

Ist dein Stripe-Konto verbunden (Einstellungen → Verkauf), zeigt jede offene Rechnung deinen Kunden einen „Jetzt bezahlen“-Button. Die Zahlung geht direkt auf dein Stripe-Konto — Veldox nimmt 0 % Provision. Sobald bezahlt wurde, springt die Rechnung automatisch auf „Bezahlt“ und du bekommst eine Benachrichtigung.

Ist eine Rechnung überfällig, erinnert der Autopilot deinen Kunden — freundlich und maximal zweimal: die erste Mail 3 Tage nach Fälligkeit („vielleicht ist sie nur untergegangen“), die zweite nach 10 Tagen. Danach ist Schluss — kein Inkasso-Ton, kein Spam.

• Als fällig gilt das Fälligkeitsdatum der Rechnung; ohne Datum: 14 Tage nach Versand.
• Wird die Rechnung bezahlt oder storniert, stoppen die Erinnerungen automatisch.
• Die Zeitpunkte (z. B. +3 und +10 Tage) kannst du anpassen oder alles abschalten.

Für Branchen mit Stammkunden (Beauty, Fitness …): Schaltest du die Wiederkommen-Erinnerung ein, lädt Veldox Kunden einige Wochen nach ihrem letzten Termin freundlich zum nächsten ein — mit deinem Buchungslink. Diese Funktion ist bewusst standardmäßig AUS, weil sie werblich ist: Du entscheidest, ob sie zu deinem Geschäft passt.

Während die Terminerinnerung nur sagt „vergiss es nicht“, bringen Zeitplan-Nachrichten den passenden Inhalt zum passenden Zeitpunkt — alles gerechnet ab dem Termindatum deines Kunden. Du legst fest, wie viele Tage vorher oder nachher eine Nachricht rausgeht und was drinsteht.

1. 1Einstellungen öffnen und beim Autopilot „Zeitplan-Nachrichten“ einschalten (standardmäßig AUS).
2. 2Die vier vorbereiteten Schritte anschauen: 14 Tage vorher der Ablauf, 3 Tage vorher die letzte Abstimmung, 2 Tage danach ein Dankeschön, 28 Tage danach die Bitte um eine Bewertung.
3. 3Zeitpunkt, Betreff und Text nach deinem Geschmack ändern, einzelne Schritte abschalten oder eigene hinzufügen.
4. 4Speichern. Ab dann läuft es für jeden Kunden mit Termindatum und E-Mail-Adresse.

• Im Text kannst du Platzhalter verwenden: {vorname}, {datum}, {uhrzeit}, {anlass} und {firma} werden beim Versand automatisch ersetzt.
• Fällt ein Schritt auf denselben Tag wie deine Terminerinnerung, wird er übersprungen — dein Kunde bekommt nie zwei Mails am selben Tag.
• Wird ein Termin verschoben, plant sich die ganze Serie automatisch neu.
• Nichts wird nachträglich verschickt: Schritte, deren Zeitpunkt schon vorbei ist, entfallen einfach.
• Änderst du einen Text, gilt er sofort auch für schon eingeplante Nachrichten.

Bist du solo unterwegs, sagen deine Mails „Ich freue mich auf dich“ — als Team eher „Wir freuen uns auf dich“. Genau das stellst du in den Einstellungen unter Autopilot ein; es gilt für alle automatischen Kunden-Mails.