Veldox

Datenschutz­erklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Ausführliche Informationen zum Thema Datenschutz entnehmen Sie unserer unter diesem Text aufgeführten Datenschutzerklärung.

Datenerfassung auf dieser Website

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung auf dieser Website?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber. Dessen Kontaktdaten können Sie dem Abschnitt „Hinweis zur verantwortlichen Stelle“ in dieser Datenschutzerklärung entnehmen.

Wie erfassen wir Ihre Daten?

Ihre Daten werden zum einen dadurch erhoben, dass Sie uns diese mitteilen. Hierbei kann es sich z. B. um Daten handeln, die Sie in ein Kontaktformular eingeben.

Andere Daten werden automatisch oder nach Ihrer Einwilligung beim Besuch der Website durch unsere IT-Systeme erfasst. Das sind vor allem technische Daten (z. B. Internetbrowser, Betriebssystem oder Uhrzeit des Seitenaufrufs). Die Erfassung dieser Daten erfolgt automatisch, sobald Sie diese Website betreten.

Wofür nutzen wir Ihre Daten?

Ein Teil der Daten wird erhoben, um eine fehlerfreie Bereitstellung der Website zu gewährleisten. Andere Daten können zur Analyse Ihres Nutzerverhaltens verwendet werden. Sofern über die Website Verträge geschlossen oder angebahnt werden können, werden die übermittelten Daten auch für Vertragsangebote, Bestellungen oder sonstige Auftragsanfragen verarbeitet.

Welche Rechte haben Sie bezüglich Ihrer Daten?

Sie haben jederzeit das Recht, unentgeltlich Auskunft über Herkunft, Empfänger und Zweck Ihrer gespeicherten personenbezogenen Daten zu erhalten. Sie haben außerdem ein Recht, die Berichtigung oder Löschung dieser Daten zu verlangen. Wenn Sie eine Einwilligung zur Datenverarbeitung erteilt haben, können Sie diese Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Außerdem haben Sie das Recht, unter bestimmten Umständen die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Des Weiteren steht Ihnen ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema Datenschutz können Sie sich jederzeit an uns wenden.

2. Hosting

Wir hosten die Inhalte unserer Website bei folgendem Anbieter:

Vercel (Webhosting)

Diese Website wird extern gehostet. Die personenbezogenen Daten, die auf dieser Website erfasst werden, werden auf den Servern des Hosters gespeichert. Hierbei kann es sich v. a. um IP-Adressen, Kontaktanfragen, Meta- und Kommunikationsdaten, Vertragsdaten, Kontaktdaten, Namen, Websitezugriffe und sonstige Daten, die über eine Website generiert werden, handeln.

Das externe Hosting erfolgt zum Zwecke der Vertragserfüllung gegenüber unseren potenziellen und bestehenden Kunden (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und im Interesse einer sicheren, schnellen und effizienten Bereitstellung unseres Online-Angebots durch einen professionellen Anbieter (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

Wir setzen folgenden Hoster ein:

Vercel Inc., 340 Pine Street, Suite 701, San Francisco, CA 94104, USA

Die Datenübertragung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Wir haben einen Vertrag über Auftragsverarbeitung (AVV) mit Vercel abgeschlossen.

Weitere Informationen: https://vercel.com/legal/privacy-policy

Supabase (Datenbank und Authentifizierung)

Für Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicherung nutzen wir Supabase Inc., 970 Toa Payoh North, #07-04, Singapur 318992. Unsere Daten werden ausschließlich in der Region EU West (Frankfurt, Deutschland) gespeichert und unterliegen damit dem europäischen Datenschutzrecht.

Supabase verarbeitet in unserem Auftrag folgende Daten:

  • Nutzerkonten und Authentifizierungsdaten
  • Von Ihnen erstellte Dokumente, Fragebögen und Kundendaten
  • Hochgeladene Dateien (z. B. Logo, Anhänge)
  • Systemprotokolle (Logs)

Die Verarbeitung erfolgt zur Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wir haben mit Supabase einen AVV nach Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Weitere Informationen: https://supabase.com/privacy

3. Allgemeine Hinweise und Pflicht­informationen

Datenschutz

Die Betreiber dieser Seiten nehmen den Schutz Ihrer persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Ihre personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend den gesetzlichen Datenschutzvorschriften sowie dieser Datenschutzerklärung.

Wenn Sie diese Website benutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. Personenbezogene Daten sind Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können. Die vorliegende Datenschutzerklärung erläutert, welche Daten wir erheben und wofür wir sie nutzen. Sie erläutert auch, wie und zu welchem Zweck das geschieht.

Wir weisen darauf hin, dass die Datenübertragung im Internet (z. B. bei der Kommunikation per E-Mail) Sicherheitslücken aufweisen kann. Ein lückenloser Schutz der Daten vor dem Zugriff durch Dritte ist nicht möglich.

Hinweis zur verantwortlichen Stelle

Die verantwortliche Stelle für die Datenverarbeitung auf dieser Website ist:

Michael Schuhmann
Veldox
Schloßstrasse 7
67229 Laumersheim

Telefon: 01701052020
E-Mail: kontakt@veldox.de

Verantwortliche Stelle ist die natürliche oder juristische Person, die allein oder gemeinsam mit anderen über die Zwecke und Mittel der Verarbeitung von personenbezogenen Daten (z. B. Namen, E-Mail-Adressen o. Ä.) entscheidet.

Speicherdauer

Soweit innerhalb dieser Datenschutzerklärung keine speziellere Speicherdauer genannt wurde, verbleiben Ihre personenbezogenen Daten bei uns, bis der Zweck für die Datenverarbeitung entfällt. Wenn Sie ein berechtigtes Löschersuchen geltend machen oder eine Einwilligung zur Datenverarbeitung widerrufen, werden Ihre Daten gelöscht, sofern wir keine anderen rechtlich zulässigen Gründe für die Speicherung Ihrer personenbezogenen Daten haben (z. B. steuer- oder handelsrechtliche Aufbewahrungsfristen); im letztgenannten Fall erfolgt die Löschung nach Fortfall dieser Gründe.

Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf dieser Website

Sofern Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO bzw. Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO, sofern besondere Datenkategorien nach Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Im Falle einer ausdrücklichen Einwilligung in die Übertragung personenbezogener Daten in Drittstaaten erfolgt die Datenverarbeitung außerdem auf Grundlage von Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sofern Sie in die Speicherung von Cookies oder in den Zugriff auf Informationen in Ihr Endgerät (z. B. via Device-Fingerprinting) eingewilligt haben, erfolgt die Datenverarbeitung zusätzlich auf Grundlage von § 25 Abs. 1 TDDDG. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar. Sind Ihre Daten zur Vertragserfüllung oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, verarbeiten wir Ihre Daten auf Grundlage des Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Des Weiteren verarbeiten wir Ihre Daten, sofern diese zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich sind, auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO. Die Datenverarbeitung kann ferner auf Grundlage unseres berechtigten Interesses nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO erfolgen. Über die jeweils im Einzelfall einschlägigen Rechtsgrundlagen wird in den folgenden Absätzen dieser Datenschutzerklärung informiert.

Empfänger von personenbezogenen Daten

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit arbeiten wir mit verschiedenen externen Stellen zusammen. Dabei ist teilweise auch eine Übermittlung von personenbezogenen Daten an diese externen Stellen erforderlich. Wir geben personenbezogene Daten nur dann an externe Stellen weiter, wenn dies im Rahmen einer Vertragserfüllung erforderlich ist, wenn wir gesetzlich hierzu verpflichtet sind (z. B. Weitergabe von Daten an Steuerbehörden), wenn wir ein berechtigtes Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Weitergabe haben oder wenn eine sonstige Rechtsgrundlage die Datenweitergabe erlaubt. Beim Einsatz von Auftragsverarbeitern geben wir personenbezogene Daten unserer Kunden nur auf Grundlage eines gültigen Vertrags über Auftragsverarbeitung weiter.

Widerruf Ihrer Einwilligung zur Datenverarbeitung

Viele Datenverarbeitungsvorgänge sind nur mit Ihrer ausdrücklichen Einwilligung möglich. Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt.

Widerspruchsrecht gegen die Datenerhebung in besonderen Fällen sowie gegen Direktwerbung (Art. 21 DSGVO)

WENN DIE DATENVERARBEITUNG AUF GRUNDLAGE VON ART. 6 ABS. 1 LIT. E ODER F DSGVO ERFOLGT, HABEN SIE JEDERZEIT DAS RECHT, AUS GRÜNDEN, DIE SICH AUS IHRER BESONDEREN SITUATION ERGEBEN, GEGEN DIE VERARBEITUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN WIDERSPRUCH EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR EIN AUF DIESE BESTIMMUNGEN GESTÜTZTES PROFILING. DIE JEWEILIGE RECHTSGRUNDLAGE, AUF DENEN EINE VERARBEITUNG BERUHT, ENTNEHMEN SIE DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG. WENN SIE WIDERSPRUCH EINLEGEN, WERDEN WIR IHRE BETROFFENEN PERSONENBEZOGENEN DATEN NICHT MEHR VERARBEITEN, ES SEI DENN, WIR KÖNNEN ZWINGENDE SCHUTZWÜRDIGE GRÜNDE FÜR DIE VERARBEITUNG NACHWEISEN, DIE IHRE INTERESSEN, RECHTE UND FREIHEITEN ÜBERWIEGEN ODER DIE VERARBEITUNG DIENT DER GELTENDMACHUNG, AUSÜBUNG ODER VERTEIDIGUNG VON RECHTSANSPRÜCHEN (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 1 DSGVO).

WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN VERARBEITET, UM DIREKTWERBUNG ZU BETREIBEN, SO HABEN SIE DAS RECHT, JEDERZEIT WIDERSPRUCH GEGEN DIE VERARBEITUNG SIE BETREFFENDER PERSONENBEZOGENER DATEN ZUM ZWECKE DERARTIGER WERBUNG EINZULEGEN; DIES GILT AUCH FÜR DAS PROFILING, SOWEIT ES MIT SOLCHER DIREKTWERBUNG IN VERBINDUNG STEHT. WENN SIE WIDERSPRECHEN, WERDEN IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN ANSCHLIESSEND NICHT MEHR ZUM ZWECKE DER DIREKTWERBUNG VERWENDET (WIDERSPRUCH NACH ART. 21 ABS. 2 DSGVO).

Beschwerde­recht bei der zuständigen Aufsichts­behörde

Im Falle von Verstößen gegen die DSGVO steht den Betroffenen ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde, insbesondere in dem Mitgliedstaat ihres gewöhnlichen Aufenthalts, ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes zu. Das Beschwerderecht besteht unbeschadet anderweitiger verwaltungsrechtlicher oder gerichtlicher Rechtsbehelfe.

Recht auf Daten­übertrag­barkeit

Sie haben das Recht, Daten, die wir auf Grundlage Ihrer Einwilligung oder in Erfüllung eines Vertrags automatisiert verarbeiten, an sich oder an einen Dritten in einem gängigen, maschinenlesbaren Format aushändigen zu lassen. Sofern Sie die direkte Übertragung der Daten an einen anderen Verantwortlichen verlangen, erfolgt dies nur, soweit es technisch machbar ist.

Auskunft, Berichtigung und Löschung

Sie haben im Rahmen der geltenden gesetzlichen Bestimmungen jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung und ggf. ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten. Hierzu sowie zu weiteren Fragen zum Thema personenbezogene Daten können Sie sich jederzeit an uns wenden.

Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen. Hierzu können Sie sich jederzeit an uns wenden. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht in folgenden Fällen:

  • Wenn Sie die Richtigkeit Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten bestreiten, benötigen wir in der Regel Zeit, um dies zu überprüfen. Für die Dauer der Prüfung haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten unrechtmäßig geschah/geschieht, können Sie statt der Löschung die Einschränkung der Datenverarbeitung verlangen.
  • Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Ausübung, Verteidigung oder Geltendmachung von Rechtsansprüchen benötigen, haben Sie das Recht, statt der Löschung die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
  • Wenn Sie einen Widerspruch nach Art. 21 Abs. 1 DSGVO eingelegt haben, muss eine Abwägung zwischen Ihren und unseren Interessen vorgenommen werden. Solange noch nicht feststeht, wessen Interessen überwiegen, haben Sie das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.

Wenn Sie die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten eingeschränkt haben, dürfen diese Daten – von ihrer Speicherung abgesehen – nur mit Ihrer Einwilligung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder zum Schutz der Rechte einer anderen natürlichen oder juristischen Person oder aus Gründen eines wichtigen öffentlichen Interesses der Europäischen Union oder eines Mitgliedstaats verarbeitet werden.

SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung

Diese Seite nutzt aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies und lokale Speicherung

Veldox ist eine Web-App, die ausschließlich technisch notwendige Speichermechanismen nutzt:

  • Session-Cookies (Supabase Auth): Werden zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung gesetzt. Werden beim Abmelden oder Schließen des Browsers gelöscht.
  • LocalStorage: Wird für temporäre UI-Einstellungen (z. B. zuletzt geöffnete Ansicht) genutzt. Keine personenbezogenen Daten.

Wir setzen keine Tracking-Cookies und nutzen kein Google Analytics oder vergleichbare Analyse-Tools. Ein Cookie-Banner ist daher nicht erforderlich.

Rechtsgrundlage für technisch notwendige Cookies: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse am fehlerfreien Betrieb der Anwendung).

Kontaktformular

Wenn Sie uns per Kontaktformular Anfragen zukommen lassen, werden Ihre Angaben aus dem Anfrageformular inklusive der von Ihnen dort angegebenen Kontaktdaten zwecks Bearbeitung der Anfrage und für den Fall von Anschlussfragen bei uns gespeichert. Diese Daten geben wir nicht ohne Ihre Einwilligung weiter.

Die Verarbeitung dieser Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage mit der Erfüllung eines Vertrags zusammenhängt oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist. In allen übrigen Fällen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an der effektiven Bearbeitung der an uns gerichteten Anfragen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) oder auf Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) sofern diese abgefragt wurde; die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Die von Ihnen im Kontaktformular eingegebenen Daten verbleiben bei uns, bis Sie uns zur Löschung auffordern, Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen oder der Zweck für die Datenspeicherung entfällt (z. B. nach abgeschlossener Bearbeitung Ihrer Anfrage). Zwingende gesetzliche Bestimmungen – insbesondere Aufbewahrungsfristen – bleiben unberührt.

5. Plugins und Tools

Google Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Google Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Die Google Fonts sind lokal installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt.

Weitere Informationen zu Google Fonts finden Sie unter https://developers.google.com/fonts/faq und in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy?hl=de.

6. eCommerce und Zahlungs­anbieter

Verarbeiten von Kunden- und Vertragsdaten

Wir erheben, verarbeiten und nutzen personenbezogene Kunden- und Vertragsdaten zur Begründung, inhaltlichen Ausgestaltung und Änderung unserer Vertragsbeziehungen. Personenbezogene Daten über die Inanspruchnahme dieser Website (Nutzungsdaten) erheben, verarbeiten und nutzen wir nur, soweit dies erforderlich ist, um dem Nutzer die Inanspruchnahme des Dienstes zu ermöglichen oder abzurechnen. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Die erhobenen Kundendaten werden nach Abschluss des Auftrags oder Beendigung der Geschäftsbeziehung und Ablauf der ggf. bestehenden gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gelöscht. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Zahlungsabwicklung über Stripe

Für die Abwicklung von Zahlungen nutzen wir den Dienst Stripe Payments Europe, Ltd., 1 Grand Canal Street Lower, Grand Canal Dock, Dublin, D02 H210, Irland (nachfolgend „Stripe“). Stripe ist ein Tochterunternehmen der Stripe, Inc., 510 Townsend Street, San Francisco, CA 94103, USA.

Wenn Sie ein kostenpflichtiges Abonnement (Veldox Pro) abschließen, werden Sie zur Eingabe Ihrer Zahlungsdaten auf eine von Stripe bereitgestellte, SSL-verschlüsselte Seite weitergeleitet. Wir selbst speichern oder verarbeiten Ihre vollständigen Zahlungsdaten (z. B. Kreditkartennummern) zu keinem Zeitpunkt auf unseren Servern.

An Stripe werden die für die Zahlungsabwicklung notwendigen Daten übertragen, insbesondere:

  • Name und E-Mail-Adresse des Zahlungspflichtigen
  • Rechnungsadresse
  • Zahlungsinformationen (z. B. Kreditkartendaten, SEPA-Bankverbindung)
  • Bestellbetrag und Währung
  • IP-Adresse (zur Betrugspärävention)
  • Geräte- und Browserinformationen

Die Verarbeitung erfolgt zur Erfüllung des Vertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) sowie zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer sicheren Zahlungsabwicklung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Die Datenübermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln (SCCs) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Stripe: https://stripe.com/de/privacy

7. Registrierung, Nutzerkonto und App-Funktionen

Registrierung und Nutzerkonto

Um Veldox nutzen zu können, müssen Sie sich registrieren und ein Nutzerkonto anlegen. Dabei erheben wir folgende Daten:

  • E-Mail-Adresse (Pflichtfeld)
  • Passwort (verschlüsselt gespeichert – wir haben keinen Zugriff auf das Klartext-Passwort)
  • Vorname und Nachname (optional)
  • Unternehmensname (optional)
  • Branche / Tätigkeitsbereich (optional, zur Personalisierung)

Brand Kit

Im Rahmen des Onboardings haben Sie die Möglichkeit, ein „Brand Kit“ anzulegen. Dabei können Sie folgende Daten hinterlegen:

  • Unternehmenslogo (Bilddatei)
  • Primär- und Sekundärfarben (Hex-Codes)
  • Schriftarten
  • Adress- und Kontaktdaten für Dokument-Header
  • Bankverbindung und Steuernummer (für Rechnungsvorlagen)

Diese Daten werden ausschließlich zur Erstellung Ihrer Dokumente verwendet und nicht an Dritte weitergegeben.

Die Verarbeitung der Registrierungsdaten erfolgt zur Erfüllung des Nutzungsvertrags (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Nach Kündigung Ihres Kontos werden Ihre personenbezogenen Daten innerhalb von 30 Tagen gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen (z. B. steuerliche Belege bis zu 10 Jahren gemäß § 147 AO).

Sie können Ihr Konto jederzeit selbst in den Einstellungen unter „Konto löschen“ löschen oder uns per E-Mail an datenschutz@veldox.de kontaktieren.

E-Mail-Versand über Resend

Für den Versand von Bestätigungs-, System- und Follow-up-E-Mails nutzen wir den Dienst Resend Inc., 2261 Market Street #4008, San Francisco, CA 94114, USA. Folgende E-Mail-Typen werden über Resend versandt:

  • Registrierungsbestätigung und E-Mail-Verifizierung
  • Passwort-Zurücksetzen
  • Buchungsbestätigungen und Erinnerungen
  • Automatisierte Follow-up-Nachrichten (sofern von Ihnen konfiguriert)
  • Rechnungen und Zahlungsbestätigungen
  • System- und Statusbenachrichtigungen

Bei jedem E-Mail-Versand werden E-Mail-Adresse des Empfängers, Betreff und Zeitstempel von Resend verarbeitet. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln. Wir haben mit Resend einen AVV abgeschlossen.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy

KI-gestützte Funktionen (Anthropic / Claude)

Veldox bietet KI-gestützte Assistenzfunktionen (z. B. automatisches Befüllen von Dokumentvorlagen, Textvorschläge). Für diese Funktionen nutzen wir die API von Anthropic, PBC, 548 Market Street, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA.

Wenn Sie eine KI-Funktion aktiv nutzen (z. B. „Dokument automatisch befüllen“), werden die von Ihnen eingegebenen oder ausgewählten Texte und Felder als Prompt an die Anthropic-API übermittelt. Es werden keine Kundendaten automatisch oder im Hintergrund übertragen – nur die Inhalte, für die Sie die KI-Funktion explizit auslösen.

Wir empfehlen, keine besonders sensiblen personenbezogenen Daten (z. B. Gesundheitsdaten, Bankverbindungen) in KI-gestützte Felder einzugeben.

Gemäß Anthropics API-Nutzungsbedingungen werden Prompts nicht dauerhaft für Trainingszwecke gespeichert. Die Übermittlung in die USA erfolgt auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung durch Nutzung der KI-Funktion).

Weitere Informationen: https://www.anthropic.com/legal/privacy

Digitale Vertragsunterzeichnung

Veldox ermöglicht die digitale Unterzeichnung von Dokumenten durch Ihre Kunden. Dabei handelt es sich um eine einfache elektronische Signatur (EES) im Sinne von Art. 3 Nr. 10 der eIDAS-Verordnung (EU) Nr. 910/2014.

Beim Unterzeichnungsvorgang werden folgende Daten gespeichert:

  • Grafische Unterschrift (als Bilddatei)
  • Zeitstempel der Unterzeichnung (UTC)
  • IP-Adresse des unterzeichnenden Geräts
  • User-Agent (Browser/Gerät)
  • Eindeutige Dokument-ID
  • E-Mail-Adresse des Unterzeichners (sofern vorhanden)

Diese Daten werden ausschließlich zur Nachweisbarkeit der Unterzeichnung gespeichert und nicht für andere Zwecke genutzt. Die Speicherung erfolgt in der EU (Frankfurt). Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Dokumentation rechtserheblicher Vorgänge).

Quelle Grundstruktur: https://www.e-recht24.de